Współczesny Project Manager to znacznie więcej niż mistrz harmonogramu i budżetu. To lider, który nie tylko koordynuje działania, ale także inspiruje, wspiera i rozwija swój zespół. Obecnie mówi się, że skuteczny PM powinien być nie tylko zarządcą, ale i… coachem. Czy to modne hasło, czy realna potrzeba w świecie dynamicznych organizacji? Z mojego doświadczenia jako PM, coacha i mentorki liderów projektowych to zdecydowanie potrzeba, a może wręcz konieczność.

W artykule dzielę się swoim spojrzeniem na to, jak kompetencje coachingowe realnie wspierają efektywność w zarządzaniu projektami. Jak PM może stać się katalizatorem rozwoju nie tylko dla projektu, ale przede wszystkim dla ludzi, którzy za nim stoją?

Projekt to ludzie, nie tylko procesy.

Zarządzanie projektami tradycyjnie kojarzy się z kontrolą zakresu, budżetu i terminów. PMBOK, PRINCE2, Scrum dają solidne fundamenty, ale jak powiedział Peter Drucker „Culture eats strategy for breakfast.”. Ja dodam złe relacje zjedzą nawet najlepiej dopracowany plan.

Już wiemy, że zespoły nie rozpadają się przez złe metodyki, tylko przez brak zaufania, przeciążenie i konflikty. Jeśli nie zadbasz o ludzi, żaden „roadmap” nie uchroni Cię przed fiaskiem projektu. W wielu firmach rola PM-a ewoluuje, z kontrolera na lidera rozwoju, brawo! 🙌 To nie rewolucja, to dostosowanie się do rzeczywistości, w której zespoły są coraz bardziej samodzielne, rozproszone, a lider nie może i nie powinien znać wszystkich odpowiedzi.

Dzisiaj PM z kompetencjami coachingowymi to osoba, która między innymi:

• wzmacnia odpowiedzialność i samodzielność
• pomaga ludziom zobaczyć sens w zadaniach
• słucha uważnie i nie ocenia
• potrafi prowadzić trudne rozmowy bez eskalacji
• jest, a nie bywa!

…i nie chodzi o to, by PM został certyfikowanym coachem ICF. Chodzi o przyjęcie postawy coachingowej, opartej na ciekawości, partnerstwie i zaufaniu.

Mikrozarządzanie to nie leadership.

Wracając do wątku, któremu poświeciłam osobny wpis: Mikrozarządzanie i mobbing, czy jest tu miejsce na coaching?, wciąż spotykam liderów, którzy pytają członków zespołu „Zrobiłeś to już?”, a moje pytanie brzmi: „Czy Ty im ufasz?”.

Bazując na różnorodnych raportach Gallupa, można stwierdzić, że tylko 21% pracowników na świecie uważa, że ich przełożeni inspirują ich do działania. Czy to oznacza, że reszta czuje się kontrolowana, albo co gorsza niewidzialna? To w takim razie, z czego wynika skuteczność zespołu? W mojej opinii nie z raportów, lecz z poczucia sensu, przynależności i odpowiedzialności. Zostawiam do refleksji…

Coaching w praktyce, sytuacje z życia projektu.

🛎 Spotkania 1:1. Od kontroli do partnerstwa.

Zamiast pytać „Skończyłeś w końu?”, zapytaj:

• „Na jakim etapie jesteś?”
• „Co Cię wspiera w realizacji, a co przeszkadza?”

Tego typu pytania wspierają refleksję i motywację wewnętrzną. PM nie staje się kontrolującym przełożonym, lecz partnerem w osiąganiu celu.

🛎 Delegowanie. Zaufanie zamiast instrukcji.

Zamiast mówić: „Zrób to tak, jak Ci pokażę”, powiedz:

• „Znasz cel, jakie masz pomysły na jego realizację?”

Takie podejście rozwija kompetencje i tworzy przestrzeń na innowacje.

🛎 Konflikty. Nie jesteś sędzią.

Gdy pojawia się napięcie w zespole, PM Coach nie rozstrzyga, kto ma rację, ale tworzy przestrzeń do rozmowy. Zamiast interweniować autorytarnie może wprowadzić moderowany dialog, z pytaniami:

• „Jak każdy z Was widzi tę sytuację?”
• „Co możecie zrobić, by znaleźć wspólne rozwiązanie?”

Z mojego doświadczenia, 80% konfliktów wynika nie ze złej woli, ale z braku usłyszenia siebie nawzajem i nie trzeba kończyć szkoły coachingu, by wdrożyć kilka technik, które naprawdę robią różnicę:

• Model GROW (Goal – Reality – Options – Will): pomaga prowadzić rozmowy rozwojowe.
• Pytania otwarte: „Jak możesz to rozwiązać?”, zamiast „Czy to zrobiłeś?”
• Aktywne słuchanie: bycie w pełni obecnym bez oceniania.
• Model FUKO (Fakty – Uczucia – Konsekwencje – Oczekiwania): idealny do konstruktywnego feedbacku.

„The art of communication is the language of leadership.” – James Humes.

Efekty? Zaskakująco mierzalne:

• według raportu McKinsey, zespoły z liderami wykazującymi wysoki poziom empatii osiągają o 20% lepsze wyniki
• zespoły o wysokim poziomie autonomii szybciej adaptują się do zmian
• coaching obniża rotację, bo ludzie nie odchodzą z firm, tylko od złych liderów

A jednak… nie każdy to kupuje 🤔

Czasem słyszę: „Coaching? To nie coaching, jest tu potrzebny.”
👉 ok, ale ilu liderów naprawdę słucha bez oceniania?

👉 Ilu liderów potrafi oddać kontrolę, by budować zaufanie?

Coaching to nie moda. To język, który pozwala ludziom wzrastać w środowisku projektowym pełnym presji. Chcesz być skuteczniejszym Project Managerem?

• Zadaj dziś jedno pytanie otwarte.
• Zamilcz na chwilę dłużej, niż zwykle.
• Zamiast radzić, zapytaj, co dana osoba już próbowała.

To właśnie małe zmiany w stylu komunikacji odróżniają PM-a od lidera, którego ludzie naprawdę chcą naśladować.

„Ludzie nie podążają za tym, co robisz. Podążają za tym, dlaczego to robisz.”

*Zródła danych zgodnie z badaniami na temat wpływu stylu lidera na efektywność zespołu. Raport McKinsey z 2021: „The Boss Factor”; Gallup „State of the Global Workplace 2023”; HBR.